Оренда меблів та посуду – це не місце для економії «на око», бо саме дрібні помилки в розрахунках перетворюють гарну подію на хаос із чергами біля бару та гостями, які сидять на колінах одне в одного. Професійні компанії прокату, серед яких лідирує компанія RentPRO, давно відмовились від приблизних підрахунків і перейшли на чіткі практичні правила, які гарантують комфорт на весіллі, корпоративі, дні народження, конференції чи презентації просто неба. Ці правила враховують не тільки кількість запрошених, а й формат, тривалість, сезон і навіть середній вік гостей. Тільки такий підхід дозволяє уникнути ситуацій, коли в розпал вечора закінчуються чисті келихи чи стільці.
Правила, якими щодня користуються досвідчені організатори та менеджери прокату
Досвід тисяч реальних заходів показав, що саме ці прості принципи повністю закривають усі можливі проблеми з інвентарем і не дають виникнути неприємним сюрпризам навіть на найскладніших подіях. Щоб точно порахувати меблі та посуд і не прогадати ні на одній події, дотримуйтесь таких принципів:
- стільці завжди беріть із запасом на всіх, кого забувають вписати в список: фотографів, відеографів, звукорежисера, ведучого, координаторів, аніматорів і дітей;
- столи рахуйте тільки за комфортною посадкою – краще додати один-два столи, ніж садити людей впритул і потім вислуховувати скарги на тісноту;
- посуд і келихи замовляйте за принципом «один у гостя – другий уже має бути чистий і готовий до видачі», особливо коли подача страв розтягується на кілька годин;
- на заходах довших за 4 години з алкоголем кількість келихів збільшуйте мінімум у півтора раза – гості постійно міняють напої й беруть нові замість теплих чи забутих;
- на фуршетах і коктейлях повноцінних сидячих місць робіть не більше 30-40 % від запрошених, а високих барних столів і зон для стояння замовляйте значно більше;
- у спеку або на вуличних заходах фужерів для води та безалкогольних напоїв беріть удвічі більше – люди п’ють постійно, а не тільки під тости;
- обов’язково прописуйте в договорі швидку довозку додаткового інвентарю – у серйозних прокатників машина виїжджає за 30-40 хвилин після дзвінка.
Ці правила, перевірені на практиці тисячами заходів, дозволяють уникнути ситуацій, коли в розпал вечора закінчуються чисті келихи чи стільці. Вони враховують усі реальні нюанси й дають повну впевненість у результаті незалежно від масштабу події. Дотримання їх рятує від переплат і стресу.
Фінальні перевірки перед остаточним замовленням
Перед підписанням договору ще раз пройдіться по повному списку всіх присутніх, уточніть кількість барних зон і графік подачі страв, розподіліть посуд саме за цими точками, а не рівномірно по залу. Якщо на події будуть діти – обов’язково додайте низькі столики, стільчики-підставки та окремий дитячий посуд, бо діти розбивають і гублять у рази частіше. І найголовніше – обирайте прокатну компанію, яка підтримує вас до останнього гостя й оперативно довезти все необхідне без штрафів і зайвих питань.